Sistem Manajemen Perkantoran Modern

1. Pendahuluan
   Berdirinya suatu organisasi atau lembaga tidak akan pernah terlepas dari sesuatu yang biasa disebut sebagai impian, cita-cita ataupun tujuan. Sebuah instansi sebagai suatu lembaga pastilah memiliki impian, cita-cita dan tujuan (visi dan misi). Agar tujuan yang telah ditetapkan oleh instansi tersebut dapat tercapai secara efektif dan efisien, maka sebuah instansi perlu melakukan langkah-langkah berupa pelaksanaan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan yang mengarah kepada perencanaan, pelaksanaan dan pencapaian tujuan yang telah dibuat dan dirumuskan secara matang.Dalam mencapai suatu tujuan dan cita-cita perlu dilaksanakan disebuah tempat biasa disebut kantor. Oleh karena itu kantor menjadi pusat kegiatan/aktivitas untuk mencapai tujuan yang ditargetkan. Hal ini dilakukan agar setiap pegawai yang terlibat dalam usaha pencapaian tujuan dan cita-cita dapat merasakan suasana kerja yang nyaman dan aman, sehingga mereka bisa meningkatkan semangat dan etos kerja yang tinggi serta fokus dalam melakukan tugasnya masing-masing.Secara umum, setiap instansi di Indonesia memiliki impian dan cita-cita untuk mencapai suatu tujuan yaitu untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Dalam manajemen perkantoran dapat disinkronkan antara input dan output agar terciptanya pelayanan yang prema, tentunya dengan berbagai data pendukung seperti tata kelola administrasi yang baik akan mendapatkan hasil yang maksimal dan perlu adanya dukungan dari pimpinan dalam menjalankan roda organisasi, meningkatkan pola adminstrasi manajemen yang terarah dan terstruktur dalam sistem administrasi yang baik dan benar, sehingga menghasilkan sesuatu yang sempurna dan hasilnya dapat dirasakan oleh semua pegawai.
2. Kajian Konsep Teori Manajemen Perkantoran
   Sebuah instansi merupakan tempat dimana proses suatu pekerjaan berlangsung merupakan proses pembudayaan ataupun transfer budaya yang terinter aksi antara satu sama lain dengan tujuan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Secara sistem, budaya kerja menggambarkan aktivitas sekelompok pegawai untuk melakukan dan menyelesaikan pekerjaannya tepat waktu dan benar.Dalam kajian konsep kelayakan dalam teori manajemen perkantoran. Hal ini perlu diperhatikan adalah bagaimana sebenarnya manajemen itu berjalan secara efektif dan efisien, ciri-ciri kantor modern, prinsip-prinsip manajemen kantor dan sasaran kegiatan manajemen perkantoran dalam meningkatkan kualitas budaya kerja sebagai upaya terciptanya proses pekerjaan yang berkualitas dengan tujuan akhirnya adalah untuk mencapai hasil yang maksimal dan sempurna.
3. Manajemen Perkantoran dilakukan secara efektif dan efisien
   Manajemen perkantoran merupakan bagian dari ilmu manajemen yang membahas tentang pengelolaan kantor secara efektif dan efisien. Mulai dari pengorganisasian, tata kelola perkantoran, serta penggerakan para pekerjanya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sementara itu, definsi lainya menyatakan manajemen perkantoran sebagai seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang ada dan sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang diinginkan.Berdasarkan prinsip dasar manajemen perkantoran di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran sebagai suatu aktivitas mengelolaan kantor yang dilakukan melalui tahapan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian dengan tujuan agar suasana yang ada di dalam kantor dapat merasakan kenyamanan dan keamanan dalam bekerja serta keakraban antar sesama pegawai dengan meningkatkan sistem semangat kerja dan budaya kerja yang dimiliki oleh setiap pegawai, sehingga pegawai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing dapat berjalan dengan baik.Efektifitas merupakan suatu hal yang berkaitan dengan sejauh mana organisasi mencapai tujuan yang ditentukan. Namun demikian banyak definisi yang berkaitan dengan Efektifitas. Misalnya efektifitas dikaitkan dengan pencapaian hasil pekerjaan, dibandingkan dengan realisasi dan kaitannya dengan ketepatan dalam pencapaian tujuan, dimana lembaga dalam mewujudkan tujuan dan program sesuai dengan visi dan misi instansi itu sendiri.Dalam konsep manajemen kantor yang efektif dan efisien merupakan konsep pengelolaan kantor yang bertujuan untuk memaksimalkan ketepatan waktu, pencapaian sasaran dengan menggunakan usaha-usaha berupa pikiran, tenaga, waktu, ruang dan perlaratan yang digunakan untuk mendapatkan hasil yang maksimal.
4. Ciri-ciri Kantor Yang Modern.
   Istilah kantor sering disamakan dengan suatu kegiatan berkantor/perkantoran. Pengertian perkantoran modern dapat digambarkan sebagai gedung yang di dalamnya terdapat tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan  termasuk meubeler yang baik, para pegawainya yang mempunyai disiplin tinggi, terstruktur dan sistem manajemen yang terarah dan terukur, memiliki sikap dan pola berpikir yang konstruktif serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman.Dengan demikian pengertian manajemen perkantoran modern adalah penyelenggaraan semua kegiatan perkantoran yang terkini, peralatan mutakhir dan sesuai perkembangan zaman disegala aspek seperti penyusunan tata ruang yang rapi dan benar, tata laksana pekerjaan berdasarkan Stantar Operasional Pekerjaan dan menggunakan sistem manajemen yang modern.Indicator manajemen modern antara lain adalah sebagai berikut :
   • Pegawai yang mempunyai sikap disiplin, memiliki sikap dan pola berfikir yang konstruktif sesuai dengan perkembangan zaman.
   • Sistem, prosedur dan tata kelola perkantoran yang jelas dan transparansi, setiap pegawai mempunyai uraian tugas (job description).
   • Memiliki gedung dan desain ruangan yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan kantor seperti meubelair dan tata kelola ruangan yang baik dan benar.
   • Mendayagunakan anggaran biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan dan manusiawi.

   Implementasi manajemen dan teknologi yang dipakai, akan menentukan kualitas pekerjaan yang dihasilkan, bahkan memberikan manfaat yang cukup besar serta terjadinya perkembangan dalam perubahan yang mendasar pada pola struktur organisasi, operasional kerja dan hasil yang didapat. Hal ini tentu didukung dengan peralatan berbasis teknologi modern.

5. Prinsip-prinsip Manajemen Kantor Modern.
   Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir dan bertindak.Dengan melaksanakan prinsip dasar manajemen modern yang baik, diharapkan dapat membantu terlaksananya proses pekerjaan yang berdaya guna dan berhasil guna demi mencapai suatu pekerjaan yang efektif, efisien dan sempurna.Pola prinsip manajemen perkantoran adalah sebagai berikut:
   1. Manajer adalah seorang eksekutif yang pinter membuat rencana, menjalankan roda organisasi, dan melakukan pengawasan serta menjadi panutan bagi bawahannya serta berwibawa dan bersahaja.
   2. Ruangan kantor ditata dengan baik, agar pegawai yang bekerja merasa nyaman dan aman untuk menyelesaikan tugasnya.
   3. Peralatan kantor dilengkapi seperti: Laptop, mesin potocopy dan alat-alat elektronik lainnya harus tersedia dengan baik dan lengkap.
   4. Sistem dan prosedur kerja dengan melakukan monitoring dan evaluasi kerja secara terus menerus.
   5. Hubungan kerja antar pegawai selalu terjalin dengan baik dan harmonis, memperhatikan studi kelayakan melalui analisis pekerjaan, program Diklat, perkembangan SDM, dan kesejaheraan pegawai.

   Dalam pelaksanaan manajemen perkantoran yang modern, prinsip-prinsip yang disampaikan di atas dapat dijadikan pedoman dalam mengelola sumber daya yang ada, guna menuju terciptanya Manajemen kantor yang modern.

6. Sasaran Kegiatan Manajemen Perkantoran Modern.
   Setiap instansi dalam melakukkan suatu pekerjaan pasti memiliki tujuan tertentu yang merupakan sasaran dari setiap usaha/pekerjaan. Begitupula pada kegiatan pengelolaan kantor, pastilah memiliki sasaran kerja. Sasaran kerja pada kegiatan pengelolaan kantor pada umumnya adalah semua pekerjaan kantor (Office Work) akan dikerjakan secara terencana dan terstruktur.Adapun sasaran kerja manajemen perkantoran modern dapat ditempuh antara lain:
   1. Ruang perkantoran, meliputi kebutuhan ruang, suhu udara, pantulan cahaya dan suara, kebersihan, ruang pertemuan, keselamatan kerja, peralatan elektronik, perbaikan dan pemeliharaan ruangan gedung.
   2. Komunikasi meliputi telekomunikasi, pengiriman surat, papan pengumuman, dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP).
   3. Keterampilan Diklat dan kesejahteraan pegawai perlu diperhatikan.
   4. Disiplin dan budaya bekerja tetap dijaga dan diperhatikan.
   5. Kontroling dari pimpinan berjalan dengan baik dan berkesinambungan.

   Manajemen yang baik adalah mempunyai kemampuan dalam mengelola sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan prinsip manajemen modern, sasaran manajemen kontor yang modern harus selalu diperhatikan, agar instansi tersebut berkembang dan maju sesuai dengan kondisi dan situasi yang serba canggih dengan menggunakan peralatan elektronik yang serba modern.

DAFTAR PUSTAKA

Akmal. Menata Rumah dengan Estetika. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Departemen Pendidikan Indonesia 2008.

Geoffrey Mills et al, Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka.1991.

Komaruddin, Manajemen Perkantoran Modern, Jakarta: Binarupa Aksara. 1981.

Moekijat, Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru. 2008.

Priansa dan Garnida, Administrasi Perkantoran, Bandung: Mandar Maju. 2013.